Pocas cosas son discutibles cuando la palabra queda por escrito y la acompaña una firma de parte y parte. En cualquiera de las posiciones que se encuentre usted, ya sea como cliente o contratista, tener una documentación y archivos de su proyecto web es fundamental para mantener un lineamiento y objetivo claro desde el comienzo.
Porque
- Los webmaster, ni los empleos, ni las empresas son eternas, y pocas cosas tan tediosas como hacer reingenieria, o averiguar como pensó otro.
- Reduce el tiempo de entrenamiento.
- Demuestra al contratante que el proceso es mucho más que una actividad técnica y esta más del lado de la consultoría.
- Concientiza de las dimensiones del proyecto
- Hace feliz al cliente por tener como resultado mucho más que una “intangible” www.
17 Materiales o documentos a entregar
A mi parecer, estos son los mínimos entregables que deben darse o recibirse a lo largo de cada proyecto web y el porque de cada uno.
1. El contrato
No necesita explicación, siempre, siempre, siempre haga un contrato y sea muy detallado, aquí hay un modelo de contrato de ejemplo, en este sencillo documento se detallan tambien cual de los siguientes 16 entregables hacen parte del proceso.
2. Un diagrama de tiempo y actividades (gantt)
En donde se detallen las tareas, responsables, duraciones, entregas parciales, etc. Este es de continua actualización.
3. El brieff del proyecto
Objetivos, misión y visión del proyecto, las audiencias, la competencia. (Luego haré un post dedicado a este tema.
4. El benchmarking
Un listado con los servicios, contenidos y/o observaciones más destacadas de la competencia.
5. Listado de keywords
Muy útil para justificar el porque de un dominio, un tagline, el titulo del sitio, los contenidos, etc. (Esto sugiere que ese listado debe ser bien extenso)
6. Árbol de contenidos
Aplica para sitios cuyo esquema de organización es jerárquico, en los de esquema entidad relación, el árbol de contenidos no aplica totalmente.Sea rígido en este proceso, todos los servicios y contenidos del sitio, y sus secciones
7. El modelo entidad relación
Mas si usted hizo el desarrollo, es tan clave como comentariar el código, si le preocupa que otro continúe con el desarrollo, preocúpese más por su servicio al cliente.
8. El manual de imagen de la compañía
Entregado del lado del cliente, es importante para que el sitio se mantenga sobre esos lineamientos..Los wireframes o esqueletos del sitio, de la página principal, de las páginas de servicios, de todas aquellas que signifiquen un cambio en la interfaz.
Haga una pausa acá, revise que todo lo anterior este firmado de lado y lado, así en el futuro no le cambian las reglas, las metas, las pantallas, los servicios, así no se le “crece el enano” o termina metido en camisa de “11 varas” porque sale esa frase de … “uy no, eso no lo habíamos dicho” O en algunas ocasiones el líder del proyecto cambia y llega con “nuevas ideas”.
9. Entrega de las imágenes de diseño
Documente la paleta de colores, las tipografías, el diseño, que este firmado y siga.
10. Los contenidos
Están generalmente del lado del cliente, si usted es la empresa de desarrollo, limite la entrega a formatos conocidos, ojala que provea un formato para que el cliente le envié la información, sino puede armar un .DOC ( o en un formato libre) con los títulos bien marcados, colocados en folders separados de acuerdo a la estructura del sitio. Es mucho mejor que le envíen un archivo por cada artículo en el portal. En cuanto a las imágenes, deben ser parte de texto (solo para identificar su posición) y más importante, deben estar en el folder correspondiente al artículo, más si son galerías. Todo esto ahorrara horas intentando de lado y lado intentando descifrar que es titulo, subtitulo, las imágenes asociadas, que va dentro de qué. Etc. Los peores formatos en los que puede entregar o recibir información para contenidos, son los siguientes (y cualquier similar), excel, publisher, powerpoint, pdf, visio; en general cualquiera que no sea texto directo. (Es obvio que esto no se refiere a las descargas).
11. Contenidos richmedia
Videos, animaciones, infografías interactivas, 3d, revise el contrato y vea de quién son propiedad las fuentes de desarrollo.
En este punto, el sitio ya empezó su desarrollo, y además de los entregables parciales, estos corresponderían a los finales al terminar el portal.
12. Backup del sitio
Archivos, y base datos a la fecha de entrega
13. Manuales y guías de publicación
De acuerdo a lo establecido en el contrato y el proyecto mismo, se podrían entregar manuales de estilos para la web corporativa, manuales para administradores del contenido del portal, guías para los webmaster del proyecto, entre otros.
14. Listado de proveedores externos y claves de acceso
De hosting, de dominio, de servicio de estadísticas, de apps externas, blogs, galerías, calendarios, videos, perfiles en redes, pages, grupos, etcétera.
15. Listado de aplicaciones o extensiones
Desde el nombre y versión del CMS, Extensiones, plugins, modulos, widgets, bloques addons, y cualquier otra denominación propia a cada plataforma, un listado de su nombre, versión y funcionalidad. Para efectos de actualizaciones esto es clave, y suma al “y que más tiene ese sitio web”
16. Documentación de plantilla
Esto representa los archivos que hacen parte de la plantilla y las áreas dentro de la interfaz web con su funcionalidad en términos de: área de pauta, área de contenidos, área de usuarios, etc. Sin esto, es más fácil que el sitio se vuelva un desorden visual y de interacción.
17. Documentación de carpetas
Se puede agregar al listado anterior, son las carpetas creadas dentro del sitio, (generalmente para descargas, imágenes y videos) y su respectiva organización en subfolders, para que no se parezca al “mis documentos” de un computador escolar. Podemos ser más rigurosos y agregar acá o como parte de la guía de publicación, las políticas en cuanto a denominación de archivos (p.e. websiyte_categoria_tituloarticulo_subtema.jpg), pero no, creo que ya tenemos suficiente…
Si le parecen demasiados, no se angustie, el contrato inicial es el que decide que se entrega y que no, además, quien es el desarrollador involucra los costos de estos documentos, y en el papel de contratante se valora el contar con ellos. Además, los haces 1 vez y después es adecuarlos a cada proyecto.
¿Cuál habrá hecho falta? ¿O cuál consideran que sobra y por qué? Agradezco sus comentarios.
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