Aun recuerdo el día en que se creció el primer enano

Saben a que me refiero ¿no cierto? Era ese proyecto que supuestamente eran solo 10 productos y la información de la empresa, pero cuando montamos el sitio y enviaron la información eran los 10 productos, cada uno con 15 referencias, y cada referencia con fotos, textos y vídeos animados. Uno no solo se molesta, también el cliente cuando le dices que no publicaras todo eso. Y era de esperarse, las peleas vinieron con “que usted dijo”, “que yo no dije”. Etc. Resultado, el enano se crecio.

También está la historia de cuando contrate un freelance para que se hiciera cargo del proyecto, fue la suma de lo anterior y el juego del “puente esta quebrado” o el “teléfono roto“.

Lo que mas enseña el error es a corregirlo, aprendí a mejorar los contratos, también agregue otras preguntas respecto al contenido en la entrevista con el cliente, y lo mas importante empecé la búsqueda de un método para que el cliente me envié los contenidos de los sitios que estamos produciendo.

El concepto gestión de contenidos aplica a muchos campos, en esta ocasión me refiero al manejo de la información del lado del cliente, es decir aquellos contenidos (textos, imágenes, vídeos  audios, mapas, infografías, animaciones, interactivos) que él quiere publicar en el sitio, más los que usted como asesor web agrega para la interfaz, navegación, e interacción con el usuario.

De las cosas que no enseñan en los cursos, ni en los diplomados web, es a decirle al cliente que se organice con nuestro trabajo, o nosotros organizarnos al de él, el problema es la ausencia de un método o protocolo de comunicación de lado y lado.

Surgen dos problemas, uno, no dimensionamos bien el proyecto, porque no lo conocemos, y dos el cliente tampoco dimensiona bien su web, porque tampoco la conoce. Como resultado, el cliente esperaba otra cosa, quien desarrolla no esperaba hacer tanto trabajo por tan poca cosa ($), y el navegante no ve gran cosa en el sitio web.

Entonces, identificamos los grandes momentos del proceso  (en cuanto al manejo de los contenidos) que a mi parecer son:

1. Entrevista con el cliente
2. Cotización propuesta y Contrato
3. Brieff,
4. Análisis de contexto estudio SEO y benchmarking
5. Estudio de usuarios
6. Arquitectura de la información
7. Montaje en plataforma
8. Mantenimiento

Y las recomendaciones  para los contenidos en cada momento son:

1. Entrevista con el cliente

• Escuche y apunte todo, no de por hecho las cosas por el solo hecho que lleva años haciendo sitios, acostúmbrese a hacer preguntas “estúpidas”,
• Normalmente el cliente tiene un índice de lo que espera publicar, pregunte por el.
• Categorías, secciones, divisiones, áreas, ¿son términos que tanto el cliente como usted entienden igualmente? Póngase de acuerdo con él.
• De la misma forma que ítem, nodo, referencia, articulo, capitulo, tema, subtema, titulo subtitulo, ¿usted y él saben que son? En relación con el proyecto.
• ¿Eso que se concibe como categorías, o secciones tienen o tendrán una descripción?
• ¿El material a publicar donde se encuentra?
• ¿Quien es él o los propietarios o responsables?
• ¿Tienen políticas en cuanto a los comunicados digitales?
• ¿Su estado es digital o físico?
• Si es físico, ¿a quien corresponde su digitalización?
• Si es digital, ¿en que formato esta? Y ¿que nivel de separación tiene en cuanto a sus elementos meta o campos, titulo, subtitulo? ¿O solo es texto con negritas y agrandado?
• ¿Hay fotografías de los contenidos? Y si existen, ¿requieren alguna edición digital?
• La misma pregunta para sonidos, animaciones y vídeos.
• ¿Ese contenido ya esta terminado? O ¿si puede tener distintas versiones en cuanto el proyecto se desarrolla o en su periodo de mantenimiento?
• ¿Quien se encargara de los contenidos cuando el sitio ya esta al aire?

2. Cotización y contrato

• Use toda su experiencia, o válgase de otras cotizaciones y súmele los apuntes y respuestas del cliente, considero que las mejores cotizaciones que he visto son las que detallan mucho y aplican costo modulo por modulo, eso significa que usted debe conocer muy bien el valor de su trabajo.
• Reconozca sus capacidades, tanto al realizar trabajo que desconoce, o que no tiene tiempo para hacerlo, o su habilidad para gestionar quien si  puede hacerlo. Si carece de alguna de estas tres habilidades debe ser más sesudo en responsabilidades, tiempo, costos y actividades.
• Escriba todo en la cotización, los números y los limites (volúmenes, servicios, etc.)  Son elementos de valor en las propuestas, no solo porque son un buen indicador de experiencia frente al cliente, también porque delimitan el alcance del proyecto y así mismo el contrato estará plagado de estos.
• Considere si viene al caso,  una clausula donde usted detalla su responsabilidad en la propiedad legal o intelectual del contenido, sea propiedad del cliente o de otros autores, y el manejo que se le debe dar a esa información.

Esto me recuerda una empresa que cobraba por link. (Siempre he creído que es una pésima manera de valorar un sitio)

3. Brieff

Hace años hacer un sitio web dejo de ser algo solo técnico, y el brieff y el análisis de contexto como aproximación de mercadeo del cliente es prueba de eso. El brieff es un sencillo documento con una serie de preguntas y respuestas que dan una visión de la empresa y el proyecto web, en muchos casos es mejor  hacerlo  antes de la propuesta, incluso se puede desarrollar en la misma entrevista.

Este es un sencillo ejemplo

• ¿Cuál es la misión del proyecto web?
• ¿Cuáles son las metas más importantes de la empresa a través de este proyecto Web?, en orden de importancia
• ¿Cuáles son los públicos meta? Discrimínelos
• ¿Qué acciones específicas desea que cada uno de esos perfiles de usuario, hagan al estar en el sitio?
• Liste los contenidos y/o servicios a mostrar.
• Defina en una sola frase el servicio que ofrece.
• ¿Qué visión del proyecto tiene a corto (6 meses) y mediano plazo (2 años)?
• Resuma las actividades y espacios web relacionados con el proyecto que fueron hechos anteriormente, (estén o no online, con sus urls)
• ¿Por qué los usuarios deben preferir los servicios colocados en este sitio por encima de otros?
• Cual es su competencia directa o indirecta, (ojala con direcciones web)

Su relación con los contenidos es que obliga al cliente y al asesor a aterrizar la idea de lo que se espera hacer online, y corresponde el primer documento entregable del proceso.

4. Análisis de contexto

Un gran tema. El estudio SEO y el benchmarking responden preguntas de como se busca la marca y lo que ofrece, sumado a una serie de observaciones positivas y negativas de como trabajan en la web los competidores.

Todo esto resulta en la definición de los rótulos para la navegación y estructura, también en la creación de un thesaurus con términos para SEO, y por ultimo en una propuesta de contenidos adicionales para poder entrar en la lucha por el posicionamiento web de la marca.

5. Estudio de Usuarios

Lejos esta este post de detallar esta gran actividad, mas sin embargo su el sitio esta pensado en el Diseño centrado en el usuario DCU, (triste que aun hagamos sitios que no).

Para esto es muy bueno crear un documento de Casos de Uso, donde se detallan todas las actividades y tareas que cada perfil de usuario desarrolla dentro del sitio.

Los textos en las pantallas planeadas para cada perfil son contenidos que deben ser planeados y creados por cualquiera de las partes, (piense en eso a su contrato)

6. Arquitectura de la información

Sume toda la información recogida y prepare una estructura que contenga lo que quiere el cliente, más lo que necesita el usuario, mas una política de contenidos y rotulado acorde con los requerimientos del mercado, haga sus wireframes, y después de aprobados presente los diseños.

Esta parte es crítica en cuanto a contenidos, este es el momento en donde se plasma realmente las dimensiones del sitio, los volúmenes de contenidos, la profundidad y extensión de la navegación. Tanto quien contrata como el desarrollador terminan de poner los pies sobre tierra firme y se inician las labores técnicas de código y plataforma, mientras que se inicia la creación o levantamiento final de los textos y contenidos.

(Un perro ladra cada vez que un director de proyectos se coge la cabeza de sorpresa por lo mucho que creció un sitio) 

Nota: Muchos proyectos se cotizan por sumas muy altas, para dar cabida al crecimiento y así no cohibir al cliente y su estrategia de mercadeo.

7. Montaje en plataforma

Este es el nudo de la historia. Es clave que el cliente y/o usted tenga una metodología para el desarrollo, entrega y versionamiento de los contenidos.

• Empezare con el último. Si no esta cobrando por lo alto; pensando en la flexibilidad, haga lo posible para que el cliente no le envíe múltiples versiones de la misma información, o por lo menos coloque una fecha limite (en el contrato) para su envío.
• También haga lo posible porque sea una sola persona la encargada de entregarle contenidos. A menos que haya presupuestado su periodista digital corriendo por todas las áreas, ese trabajo puede salirle caro.
• En cuanto a la entrega, lo soñado es que el cliente entrego materiales correctamente organizados, catalogados y metaetiquetados, con marcas de titulo, imágenes listas para su publicación, videos y audios optimizados, y “hasta mas”, eso MUY pocas veces ocurre, y la verdad es que es su responsabilidad optimizar al máximo el proceso, como¿? con un documento guia.

El documento guía para contenidos

• Luego de haber hecho el árbol de contenidos, prepare usted mismo uno o más documentos adecuadamente nombrados y en un formato familiar para el cliente, en el que ya se encuentre los títulos y subtítulos planeadosen la arquitectura incluyendo los textos explicativos requeridos en la interfaz.
• Inicie cada sección con un área para que el responsable de crear el contenido coloque su [nombre] y la [fecha de creación]. Esto reduce problemas por conflictos. Versiones y rotación de personal de parte del cliente.
• En ese documento coloque textos y estilos de ejemplo para los esquemas de títulos, uso de tablas, textos de relleno (no lorem ipsum) como [coloque la descripción de la categoría acá].
• En cuanto a las imágenes, invite (obligue) a que no sean pegadas como parte del texto, puede proveer un método para referenciar la imagen dentro del documento, lo mas funcional es con el nombre del archivo, así las imágenes se colocan como archivos independientes en subfolders (eso también invita a la definición de un modelo de marcado para los archivos coherente con su contenido)
  Por ejemplo:
  [calcetin_delana67.jpg] [titulo o créditos de la imagen]

• También Considere el uso de carpetas compartidas en la nube, asigne permisos a archivos y carpetas y evítese la gestión de emails de ida y vuelta.
• En la medida que ocurre el proceso, tenga un método para marcar los contenidos recibidos, los pendientes y los publicados
• Si usa un CMS para el desarrollo del sitio contemple que desde la estructuración, se suban de una vez los contenidos. (Esto está asociado a la modalidad de contrato, forma de trabajo, entrega y alimentación del sitio)

En resumen, mueva cielo, tierra y emails para evitar que el cliente le envié la información a su acomodo, en cualquier formato (por ejemplo  PDF), y que los contenidos tengan una estructura

Mantenimiento

Es bien sabido que las empresas de desarrollo web no se sostienen de solo hacer portales, el trabajo de mantenimiento a sitios es uno de esos elementos que mantiene la caja con flujo mensual. Ya sea labores SEO, soporte a campañas, soporte técnico a los sitios y obviamente mantenimiento y subida de contenidos.

• Cree y mantenga una política desde el inicio del proceso, que puede contener elementos comentados en este post como sus propias metodologías, lo importante es que exista, que permita no solo recibir la información, también hacer auditoria sobre el proceso en casos de inconvenientes, medios para “curarse en salud” cuando las cosas no salen como se quiere.

Conclusiones

• No esta de mas contemplar un perfil de periodista digital dentro de su equipo, eso alivia en creación de los textos, aun así debe manejar una política y medios para el manejo y revisión de esa información.
• Documentar es quizás de las labores más tediosas para los desarrolladores web, y son de las que mas atrasan las fechas de entrega, optimizar el proceso es clave tanto en tiempos, costos y relaciones con el cliente.
• Desde el primer momento explique al cliente su proceso, el porqué y los beneficios mutuos, eso puede ser un diferenciador frente a la competencia.
• Y también desde el principio sea muy inquisitivo, que además de los textos, no se le pasen la edición de vídeos  audios, creación de animaciones, mapas, etc.

¿Cree que es mucho trabajo? Haga memoria de sus viejos proyectos y de los problemas que ha tenido; si llego a hasta esta línea es porque: o le ha pasado algo similar o espera que no le pase, sume las horas perdidas en correos y adjuntos, multiplique por su costo/hora y póngalo en comparación de una metodología para contenidos funcional, cuando lo haya hecho, me cuenta la diferencia. Ah y no se le olviden temas que no mencione en todo el Post como marketing de Contenidos, SEO, pirámide invertida, la conversación, etc.

Se fue largo el texto, comenta su experiencia y que le agregaría quitaría para que sea más funcional.